MANAGEMENT A DISTANCE: défis et bonnes pratiques

Près de 20 % des collaborateurs travaillent à distance, qu’il s’agisse de collaborateurs virtuels (travaillant à l’extérieur de l’entreprise), gérés à distance (le manager étant souvent à l’extérieur) ou disposant d’horaires flexibles ou aménagés et travaillant à la maison en fonction de leurs contraintes personnelles.

D’ici 2020, cela devrait concerner 40 % des emplois. 

Le management à distance, management de collaborateurs travaillant d’un autre lieu que le bureau et physiquement éloignés de leur manager et de leurs collègues, doit faire face à différentes difficultés et enjeux:

  •  l’affaiblissement du lien, de la cohésion d’équipe et du sentiment d’appartenance, du fait de l’absence de relations interpersonnelles directes ;
  •  la difficulté de communiquer ou d’utiliser les outils numériques pour certains, favorisant la proximité et le dialogue ;
  • la gestion des conflits, plus difficile à distance ;
  • les modalités de planification, de reporting, de contrôle et de résultats qui ne doivent pas tourner au tout contrôle ;
  • la circulation de l’information, souvent cloisonnée en entreprise ;
  • le suivi de la motivation et de l’engagement.

Paradoxalement, l’éloignement nécessite le renforcement de la proximité avec les collaborateurs évoluant à distance.

Cela suppose que le manager:

  • abandonne le management pyramidal hiérarchique au profit d’un management transversal, d’influence, de leadership, favorisant le sens, le faire comprendre, le partage, la cohésion et la responsabilisation liée à l’autonomisation, tel le management horizontal, de projets;
  • conserve une présence et un lien fort avec les collaborateurs, en organisant de réunions virtuelles régulières courtes utilisant les dernières technologies de visualisation (visioconférence, applications vidéos…), en prévoyant des réunions physiques séquencées le long de l’année, en utilisant l’outil approprié selon l’usage (email pour le factuel, SMS pour les demandes courtes, et voix et image pour ce qui relève de l’émotion ou du face à face) ;
  • veille au respect de la culture d’entreprise (valeurs, règles de conduite, process…), fixer les règles du jeu, les responsabilités et les attentes au travers de feuilles de route discutées préalablement (objectifs, échéances), d’outils de reporting adaptés ;
  •  forme le collaborateur aux outils permettant de communiquer de façon synchrone et de visualiser l’information ;
  • soit attentif au partage de l’information, à l’interdépendance et à l’esprit d’équipe en favorisant la coopération entre collaborateurs par l’usage de réseaux sociaux d’entreprise, plateformes de coopération (espaces collaboratifs) ou d’outils de travail partagé (outils de veille, plannings) ;
  • personnalise la relation avec chacun, en alternant temps faibles [échanges informels, repas…] et temps forts [réunions, entretiens, point téléphoniques], afin de détecter les signaux faibles et renforcer la confiance ;
  • gère la montée de compétences, les besoins en formation et la gestion de carrières ;
  • donne des signes d’attention, valoriser les contributions de chacun, célébrer les réussites à l’échelon de la société ;
  • place le collaborateur à distance sur un pied d’égalité avec le collaborateur en entreprise ;
  • respecte les horaires de travail et la vie privée ;
  • soit à l’écoute, disponible et très réactif, pour parer à toutes difficultés ;
  • fasse confiance, responsabilise et lâche prise.

La gageure du management à distance est de maintenir la proximité malgré l’éloignement de sorte que la transmission des informations, des objectifs, le suivi et le contrôle de l’activité, le respect de l’évolution des collaborateurs à distance soient identiques, voire renforcés, par rapport à ceux de leurs collègues en entreprise.

Cela nécessite de la part du manager une implication de tous les instants, de la flexibilité, de l’organisation, des outils numériques adaptés, le maintien d’une culture et des valeurs fortes ainsi qu’une responsabilisation pour obtenir une efficacité et un bien-être générateurs de motivation et de performance.

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