WAR ROOM : un outil d’intelligence collaborative

Social media room
La war room traditionnelle est utilisée en gestion d’entreprise comme outil collaboratif de prise de décision stratégique en cas de situation critique. Par ailleurs, les médias en ligne étant de plus en plus plébiscités, il est devenu primordial de mettre en place une salle de surveillance et d’interaction, une « war room sociale », pour maintenir l’e-reputation, répondre aux questions et attentes en temps réel et corriger d’éventuels dysfonctionnements.
Qu’est-ce qu’une war room ?
La war room fait référence au cabinet de guerre de Winston Churchill situé sous terre pour échapper aux bombardements. Il s’agissait d’un lieu de recueil de données essentielles, de réunion des généraux et des ministres.
Cet outil ponctuel de résolution de crise est devenu depuis un outil dynamique d’intelligence collaborative dans l’entreprise
C’est un lieu rassemblant des personnes clés, collaborant de façon organisée, partageant des informations sensibles en vue d’élaborer un plan d’action de résolution de crise.
war room
Quels sont ses avantages ?
La « war room » présente de nombreux bénéfices :
– une vue synthétique des données clés ;
– un lieu d’échange de points de vue ;
– un mélange des métiers et des cultures ;
– la reconnaissance de l’expertise interne ;
– un lieu d’élaboration d’un langage et d’une décision commune même si le dernier mot revient au leader ;
– un accélérateur de prise et d’implémentation de décisions.
Un usage généralisé à la résolution de crises affectant la marche ou l’image de l’entreprise
Elle permet :
– l’analyse de la concurrence ou du marché ;
– le lancement de nouveaux produits ou services ;
– les campagnes de promotion ou de communication ;
– les projets d’acquisition ;
– les actions à mener en interne ;
– la conquête d’appels d’offres…
Comment s’organise-t-elle ?
Il s’agit de :
– définir la problématique à adresser ;
– choisir les participants ;
– définir le lieu qui doit être sécurisé ;
– équiper le lieu pour visualiser en temps réel et de façon synthétique l’information nécessaire au fonctionnement de la war room (généralement, mis en place d’un mur regroupant les principaux indicateurs internes et externes et un autre destiné aux initiatives en cours) ;
– se réunir dans des conditions opérationnelles et confortables.
De statique et ponctuel, liée à une situation de crise, l’utilisation de la war room est devenue plus dynamique, de lieu de partage de l’information à espace de stimulation.
war roomUn usage élargi
Une application est celle du « shadow cabinet » qui revient à installer des membres d’un comex dans des comex simulés des principaux concurrents et de leur donner toute l’information nécessaire et disponible.
L’idée est de produire des points de vue de la concurrence proches de la réalité. Cela peut s’avérer utile pour l’entreprise, malgré leur caractère hypothétique.
Une autre application du concept de war room est celui de la social média war room. Le but étant de pratiquer sur les réseaux sociaux le marketing d’un évènement médiatisé ou de réagir à une crise digitale pouvant affecter son e-réputation.
social war roomDes spécialistes des réseaux sociaux, appelés « digital accelerators » chez Nestlé, sont réunis dans un même lieu prévu à cet effet pour faire face aux différents évènements et aléas liés à la vie des marques.
Cette activité de surveillance ou de suivi fait partie intégrante de la politique d’image et de marque de l’entreprise.
Réunir en un lieu unique, confiné, des décisionnaires et des spécialistes autour d’un flux d’information ciblée et synthétique, d’objectifs et de problématiques à résoudre permet indéniablement une meilleure efficacité dans la prise de décision stratégique.
Centre névralgique, hors situations de crise ou développement de la communication et surveillance de son e-réputation, elle n’apparait pas adaptée à un fonctionnement managérial à moyen terme, car génératrice de stress, de tensions et de conflits entre les personnes.
Par ailleurs, structurer l’information clé en temps réel, sauf à recourir à des techniques de Big data et d’intelligence artificielle, parait un défi critique pour prendre des décisions pertinentes.
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