La war room traditionnelle est devenue un outil de prise de décisions stratégiques en cas de crise. Avec le développement des médias en ligne, elle s’est pérennisée et a pris la forme d’une salle de surveillance et d’interaction permettant d’améliorer l’expérience utilisateur et de maintenir l’e-reputation de l’entreprise.
Qu’est-ce qu’une war room??
La war room fait référence au cabinet de guerre de Winston Churchill situé sous terre pendant la Seconde Guerre mondiale afin d’échapper aux bombardements.
Il s’agissait d’un lieu stratégique collectant les données sensibles, réunissant les généraux et les ministres en vue de prendre des décisions de crise.
Cet outil de résolution de crise est devenu un outil d’intelligence collaborative, les personnes clés de l’entreprise y partagent des informations sensibles en vue d’élaborer un plan de résolution de crise.
Quels en sont les avantages??
La «?war room?» présente de nombreux avantages :
- une centralisation des données clés?;
- un lieu d’échange de points de vue?;
- un mélange des métiers et des cultures?;
- la reconnaissance de l’expertise interne?;
- un lieu d’élaboration d’un langage et d’une décision commune même si le dernier mot revient au leader?;
- un accélérateur de prise et d’implémentation de décisions.
Un outil de management de crise lors d’évènements clés
Elle est utilisée dans de nombreux cas :
- l’analyse de la concurrence ou du marché?;
- le lancement de nouveaux produits ou services?;
- les campagnes de promotion ou de communication?;
- les projets d’acquisition?;
- les actions à mener en interne?;
- la conquête d’appels d’offres…
Comment s’organise-t-elle??
Organiser une war room requiert de :
- définir la problématique à adresser?;
- choisir les participants?;
- définir le lieu qui doit être sécurisé?;
- équiper le lieu pour visualiser en temps réel et de façon synthétique l’information nécessaire à son bon fonctionnement (généralement, mis en place d’un premier mur regroupant les principaux indicateurs internes et externes et d’un second destiné aux initiatives en cours)?;
- se réunir dans des conditions opérationnelles et confortables.
De statique et ponctuel, liée à une situation de crise, l’utilisation de la war room est devenue plus dynamique.
Quelles sont ses nouvelles applications??
Le «?shadow cabinet?» revient à installer des membres d’un comex dans des comex simulés des principaux concurrents. On leur donne toute l’information nécessaire et disponible afin de produire des points de vue de la concurrence proches de la réalité. Cela peut s’avérer utile pour l’entreprise, malgré leur caractère hypothétique.
Une autre application est celle de la social média war room.
Le but est de «?marketer?» un évènement sur les réseaux sociaux ou de réagir à une crise digitale affectant son e-réputation.
Des spécialistes des réseaux sociaux («?digital accelerators?» chez Nestlé) sont réunis dans un même lieu pour faire face aux évènements et aléas liés à la vie des marques.
Cette activité de surveillance fait partie intégrante de la politique d’image et de marque de l’entreprise.
Hors situations de crise ou surveillance au fil de l’eau de l’e-réputation de l’entreprise, la war room n’est pas adaptée à un fonctionnement managérial à moyen terme.
En effet, elle est génératrice de stress, de tensions et de conflits entre les personnes.
