Près de 20 % des collaborateurs travaillent à distance de leur manager. En 2020, cela pourrait concerner 40 % des emplois, d’où l’urgence de former les managers à cette nouvelle donne. Le management à distance requiert d’autant plus d’implication et de proximité que le collaborateur est éloigné du manager.
Qu’est ce que le management à distance ?
Le management à distance est le management de collaborateurs physiquement éloignés de leur manager et de leurs collègues.
Il peut s’agir de collaborateurs :
- «?virtuels?» qui travaillent dans un autre lieu que celui du manager,
- gérés à distance: le manager étant souvent en déplacement,
- disposant d’horaires flexibles ou aménagés, travaillant pour partie au bureau et à domicile.
Quelles sont les difficultés liées au management à distance??
- l’affaiblissement du lien, de la cohésion d’équipe et du sentiment d’appartenance, du fait de l’absence de relations interpersonnelles directes?;
- la difficulté de communiquer ou d’utiliser des outils numériques favorisant la proximité et le dialogue?;
- la gestion des conflits, plus difficile à distance?;
- les modalités de planification et de reporting devant éviter de tourner au « tout contrôle »?;
- la circulation de l’information, généralement cloisonnée en entreprise?;
- le suivi de la motivation et de l’engagement.
De fait, l’éloignement des collaborateurs nécessite de renforcer la proximité.
Pour palier l’éloignement géographique, le manager doit :
- abandonner le management pyramidal hiérarchique au profit d’un management transversal, d’influence et de leadership qui favorise le sens, le faire comprendre, le partage, la cohésion et la responsabilisation?;
- conserver une présence et un lien fort. Selon l’usage, le manager utilisera l’outil approprié (email pour le factuel, SMS pour les demandes courtes, et voix et image pour ce qui relève de l’émotion ou du face à face). Il est nécessaire de planifier des réunions physiques séquencées le long de l’année?;
- veiller au respect de la culture d’entreprise (valeurs, règles de conduite, process…)?;
- fixer les règles du jeu, les responsabilités et les attentes au travers de feuilles de route discutées préalablement (objectifs, échéances) et d’outils de reporting adaptés?;
- former le collaborateur aux outils permettant de communiquer de façon synchrone et de visualiser l’information?;
- être attentif au partage de l’information, à l’interdépendance et à l’esprit d’équipe en favorisant la coopération entre collaborateurs par l’usage des réseaux sociaux d’entreprise, de plateformes de coopération (espaces collaboratifs) ou d’outils de travail partagé (outils de veille, plannings)?;
- personnaliser la relation avec chacun, en alternant les temps faibles (échanges informels, repas…) et les temps forts (réunions, entretiens, point téléphoniques), afin de détecter les signaux faibles et pour renforcer la confiance?;
- gérer la montée des compétences, les besoins en formation et la gestion de carrières?;
- donner des signes d’attention réguliers, valoriser les contributions de chacun, célébrer les réussites à l’échelon de la société?;
- placer le collaborateur à distance sur un pied d’égalité avec les autres collaborateurs?;
- respecter les horaires de travail et la vie privée?;
- être à l’écoute, disponible et réactif pour parer à toutes difficultés?;
- faire confiance, responsabiliser et lâcher prise.
La gageure du management à distance est de maintenir la proximité en dépit de l’éloignement. La transmission des informations, la fixation des objectifs, le suivi de l’activité et le respect de l’évolution des collaborateurs à distance doivent être identiques, voire renforcés comparés aux collègues évoluant sur le même lieu de travail que le manager.
Cela nécessite de la part du manager une implication de tous les instants, beaucoup de flexibilité et d’organisation, le maintien d’une culture et de valeurs fortes, des outils numériques adaptés pour obtenir une responsabilisation et une motivation constantes des collaborateurs à distance, seules génératrices de performance.